5 этапов запуска бизнеса по организации и проведении мероприятий

Организация вечеринок — это настоящий вызов для человека, который не разбирается в этой отрасли. Помимо стандартных нюансов, существует ряд неудобств, связанных с нынешней пандемией короны. Обращение за внешней помощью для решения проблемы становится скорее необходимостью, чем желанием.

В сегодняшней статье мы рассмотрим организацию и проведение мероприятий как бизнес. Нюансы и этапы реализации этого проекта будут подробно описаны позже.

Актуальность запуска бизнеса по организации и проведений мероприятий

Если рассматривать нишу в английском ключе, то организацией и проведением мероприятий в нашей стране сейчас занимаются event-агентства. В своем старом проявлении — это коммерческое предприятие с персоналом и тамадой в качестве основной движущей силы праздника. Компания сама контролировала проведение организационных мини-семинаров, а тамада выступал в роли ведущего.

С европеизацией в нашей стране классические офисы отошли на второй план или были переименованы в event-агентства. Такие агентства могут работать по двум схемам — напрямую или через посредников. Во втором случае организация выступает в качестве посредника между клиентами и творческими людьми, которые хотят заработать дополнительные деньги. Преимущества и недостатки такого бизнеса подробно описаны в таблице ниже.

Работа в этом направлении рекомендуется энергичным людям с ярко выраженными творческими наклонностями. В этом случае бизнес будет приносить не только деньги, но и удовольствие от процесса.

Этапы реализации бизнеса по организации и проведении мероприятий

Событийный бизнес чрезвычайно разнообразен, поэтому нереально представить типичный план проекта. Некоторые агентства занимаются исключительно свадьбами и тематическими мероприятиями, в то время как другие сосредоточены на днях рождения. Далее следует описание 5 основных этапов, через которые должен пройти любой бизнес в своем направлении, начиная с нуля.

1) Регистрация проекта

Для открытия event-агентства не требуется специальных лицензий или особых разрешений. Исключение составляют только те виды деятельности, которые могут быть потенциально опасны для жизни. Например, прыжки на скакалке или прыжки с парашютом.

Важно: если вы нацелены на корпоративных клиентов, вы должны зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью. Индивидуальный предприниматель не имеет доступа к крупным коммерческим контрактам, поэтому целевая группа значительно ограничена.

Вы можете зарегистрировать ООО самостоятельно или через специализированные регистрационные агентства. Во втором случае вам придется заплатить от 2 000 до 15 000 рублей в зависимости от скорости процедуры.

Основные шаги, связанные с созданием ООО:

1. Подготовка протокола решения об учреждении. Если в ООО несколько участников, необходимо организовать собрание учредителей.
2. Подготовка заявки на регистрацию. В документе указывается местонахождение компании и коды видов деятельности.
3. Внесение уставного капитала в размере 10 000 рублей. Деньги должны поступить на счет компании в течение первых 4 месяцев после регистрации.
4. Определите имя.
5. Уплата государственной пошлины в размере 4 000 рублей. Этот сбор не взимается при регистрации через сайт услуг ФНС.
6. Уведомление о выбранном налоговом режиме.

Время, необходимое для регистрации компании с ограниченной ответственностью, составляет от 3 до 5 дней. После этого владельцу бизнеса рекомендуется подготовить печать и открыть банковский счет. В связи с характером бизнеса рекомендуется открывать агентство с созвучным и понятным названием — это облегчит рекламу + сделает компанию более узнаваемой в регионе распространения.

Чем шире спектр услуг, предоставляемых агентством, тем больше кодов деятельности потребуется указать. Окончательный список может быть расширен в любое время, но чтобы не переплачивать, желательно заявить весь список на момент регистрации ООО.

2) Форма запуска + определение спектра услуг

Для сервисной компании исследование местного рынка является особенно важным этапом становления. Даже, казалось бы, свежая идея может провалиться в первые недели работы агентства. В зависимости от стартового капитала и желания, предприниматель может выбрать одну из 3 форм стартапа. Подробная информация о каждом из них приведена в таблице ниже.

В зависимости от выбранного формата меняется и целевая группа агентства. Почти 50 процентов клиентов будут частными лицами, другая половина — коммерческие заказы. При определенной стратегии согласованный коэффициент параметров будет составлять от 10% до 90% для частных лиц, но по мере продвижения агентства распределение может достигать от 80% до 20% для корпоративных заказов. SWOT-анализ поможет детально изучить аудиторию.

Теперь о списке услуг. Здесь следует провести различие между основным и дополнительным списком.

Список основных и дополнительных услуг может быть расширен еще больше. Окончательный вердикт будет основан на закупленном оборудовании и количестве сотрудников, нанятых агентством для воплощения проекта в жизнь.

3) Производственные моменты

Эта часть бизнес-плана затрагивает несколько пунктов — закупку оборудования, поиск сотрудников и аренду помещения для будущей «базы» агентства. Важно помнить, что развлекательные компании не должны располагаться в промышленных районах города. Поиск event-агентства для потенциального клиента должен быть максимально простым.

При создании небольшой компании можно организовать мини-офис дома, хотя эта возможность автоматически исчезнет при найме сотрудников. Помещение для агентства по организации мероприятий должно быть не менее 50 квадратных метров. Вам также нужно будет сделать 3 помещения — отдел обслуживания продаж, бэк-офис и конференц-зал. Выберите место с максимальной проходимостью, предпочтительно в центре города, где всегда много транспорта.

Какое оборудование потребуется:

• Персональные компьютеры для администрации и менеджеров;
• Телефон + факс;
• принтер;
• плазменный экран;
• Мебель для приемной — диван, кресла, стойка и т.д;
• чайник;
• кофеварка.

Кроме того, можно запастись различными тематическими параферналиями. Если агентство работает в сфере детских мероприятий, вы можете приобрести базовое оборудование для проведения дней рождения и других мероприятий с детской аудиторией.

При работе с корпоративными клиентами необходимо в первую очередь потратиться на качественное звуковое оборудование. Стоимость колонок, микшера, диджейского пульта и других мелочей для шумных вечеринок будет начинаться от 100 000 рублей. Чтобы сэкономить, вы можете купить подержанное или даже арендовать на несколько месяцев, пока не окупите свои первоначальные инвестиции и не выйдете вперед.

Подбор персонала в event-агентстве:

1. Менеджер. На его плечи ложатся все переговоры и обработка заявок на проведение мероприятий. В сезон таких заявок может быть более 20 в день, и не каждый может квалифицированно разобраться со всеми. Проведите строгий отбор и закройте вакансию только для профессионалов в своей области. Заработная плата менеджера обычно сдельная — ставка + 5% — 15% от заработка с каждого задания.
2. Планировщик. Человек со способностями дизайнера. В обязанности входит качественное оформление помещений для будущих мероприятий, которые менеджер принял в обработку. Оплата, аналогично предыдущему заданию, арт — ставка + процент от заказа.
3. Тамада. Неотъемлемая часть любого мероприятия. Вакансии могут быть постоянными (если заказов всегда много) и контрактными. В последнем случае вы можете сэкономить до 40% своей зарплаты.
4. Водитель. Ищите человека с собственной машиной. Обязанности работника 1-доставка сотрудников на рабочее место. Зарплата водителя фиксированная — от 13 000 до 20 000 рублей.

Мы также понимаем, что организация мероприятий не обходится без творческих личностей. Нанимать музыкантов, художников и других людей на постоянной основе нецелесообразно, так как переплата за простой будет огромной. Акцент здесь должен быть сделан на договорных отношениях. Например, предварительное бронирование музыкальной группы с почасовой оплатой. В большом шоу-бизнесе все работают только через аутсорсинг.

Примечание: при работе с деталями не преувеличивайте наценку. Если танцевальная труппа требует за выступление 5 000 рублей, это не значит, что клиент может предложить цену в 10 000 рублей. Он просто отменит заказ и наймет группу напрямую.

Оптимальная цена составляет 15%-20% от базовой суммы заказа. Полученные деньги перекрывают ежемесячную расходную часть + дают хороший чистый доход непосредственно предпринимателю, запустившему идею.

Разбираем нюансы управления ивент-агентством с нуля:

4) Реклама + финансовая часть проекта

Event-агентство относится к направлениям бизнеса, которые без содержательной рекламной кампании являются ничем и имеют большое будущее. Продвижение бизнеса должно начинаться еще до его официального представления. Эксперты советуют начинать сплетничать о новом игроке в нише еще за месяц до запуска — небольшая клиентская база может быть наработана сразу после открытия. Методы продвижения описаны в таблице ниже.

Не отказывайтесь от классической рекламы — тематических вывесок и оформления витрин, печатных листовок, потоков, рекламных щитов, благотворительных мероприятий и холодных звонков.

Расходная часть составит около 500 000 рублей. Что касается доходной составляющей, то организация и проведение мероприятий как вид предпринимательской деятельности может обогатить предпринимателя до 80 000 рублей в месяц и более. Таким образом, окупаемость проекта наступит через 6 месяцев.